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关于档案管理的这一重要原则,你必须知道
2023-09-04 11:04  

最近,一条“妈妈私拆档案,女儿被气哭”的视频冲上热搜,引发网友广泛讨论。

据媒体最新跟进,相关部门已对该女生档案进行重新审核封印,这次私拆事件不会造成不良影响,女生妈妈则深表后悔。

其实,不止这位女生妈妈,我们很多人在个人档案保管方面也存在不少认识盲区。档案里都有啥?档案到底有啥用?我为啥不能拆自己的档案?档案属于国家秘密吗?……

今天,我们就来唠一唠档案的那些事儿

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伴随你我一生,记录人生轨迹

一般而言,大家说的个人档案,指的是个人的人事档案,这是中国人事管理制度的一项重要特色,与个人工资待遇、劳动社会保障、组织关系紧密挂钩。

从我们呱呱坠地时起,个人档案就开始了记录。接下来,有关我们人生的主要经历、政治面貌、品德作风等情况,档案里都有会相应材料,起到了凭证、依据和参考的作用,且具有法律效用。可以说,一份个人档案,就是一个人人生轨迹的概要、简述。

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人事档案在校时称为学籍档案,主要包括高中(中专)阶段的学籍材料,以及参加高考的报名材料、高中以上学习阶段的学籍材料,还有党团组织关系材料以及其他可供参考的材料。

学生毕业后,高校将学生档案转递至就业单位,就业单位在学生档案基础上增加就业经历等工作材料,形成人事档案。

这份档案除了供用人单位考察录用人员之外,也是维护个人权益和福利的凭证。无论是工作调动、考研、公务员招考,还是职称评审、考资格证、工龄认定、社保办理、住房补贴发放、入党、办理退休等,都会以档案相关信息为参考。

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严格规范管理,确保安全保密

人事档案关系到国家选人用人、个人求学就业,重要性不容小觑。因此,人事档案管理的原则之一,就是安全保密。

根据相关规定,人事档案中的材料和信息,因内容和性质不同,有属于国家秘密、工作秘密的,应当严格保密;也有涉及商业秘密和个人隐私的,应当按照国家有关法律规定进行管理。

具体在档案管理工作中,人事档案不仅严禁自行携带转递,而且只有拥有档案管理权限的单位才能将其拆开查验、审核密封,绝不允许没有权限的单位或个人私自拆封。

而如果有个人或者单位私自拆封,有档案管理权限的单位可以因档案无法确保真实准确、完整规范,对其予以拒收。这种情况下,这份档案就会变成“废”档或 “死”档,严重影响个人今后的工作、生活。

所以,一旦出现人事档案被私拆、档案袋封条被损毁等特殊情况,千万不能掉以轻心,也不要自行密封,一定要及时前往相关单位重新审核、封印。

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“今世可以知古,后世可以知今”。虽然在我国,“档案”一词见诸于文字材料,始于明末清初。但是我国的档案工作却是由来已久,可以上溯到殷商时期。这也是中华文明能够绵延不断,并形成卷帙浩繁的历史典籍的原因所在。

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殷商时期的甲骨档案。由于商代还受血缘统治的影响,一些记载家世的甲骨谱牒,可以视为后世人事档案的雏形

作为历史的重要载体,我国古代档案在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫做“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”“文案”“案牍”“案卷”“簿书”等。

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 为使祖宗公德万世永存,国家典章袭而有本,我国历代统治者均高度重视档案管理工作,规定了严格的管理制度。不仅要分门别类、合理编排;还要强化物理保护,防火、防潮、防蛀;更重要的是,必须严格保密,以此保证档案的安全、完整。

 古代档案的保密,贯穿于档案管理的各个环节。从档案的起草,到传递、公布、保存,均有严格的制度规定。

 秦代将档案藏于金匮、置于禁室,擅闯禁室偷看档案者将被处死。西汉在皇宫内建立兰台,用于储存皇帝诏令、臣僚章奏、国家重要律令、地图和郡县计簿等。到了东汉,汉明帝曾任命班固为兰台令史,这也是后世把史官称作“兰台”的由来。且因兰台也是修史机构,于是后世亦称史馆、档案机构为“兰台”。隋唐时期则设“四禁”,明确了对档案起草者的保密要求;到了明清,关于档案保密管理的要求更加严格,明朝的后湖黄册库所在的后湖被称作“禁湖”,擅越湖者将被从重惩治。

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摘自:保密观


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